Savremeno poslovanje zahteva kontinuirano unapređenje efikasnosti i produktivnosti u radu. Srećom, razvoj informacionih tehnologija to i omogućava. 

Ali eksponencijalni razvoj tehnologije dolazi i sa određenim izazovima. Neretko se možemo izgubiti u sve većem broju zahteva poslovanja i nalaženjem rešenja za iste.

Pre doba digitalizacije veliki problem svakog preduzeća bila je papirologija – skladištenje, organizacija i čuvanje materijala.

Kako bi arhiviranje funkcionisalo, bio je neophodan kancelarijski prostor. U okviru tog prostora, bilo je neophodno izdvojiti prostoriju koja je namenjena za skladištenje zavedenih dokumenata. Osim toga, poseban izazov je organizacija zaposlenih pri arhiviranju dokumenata. U slučaju više zaposlenih koji upravljaju dokumentacijom neretko dolazi do greške – dokumenti dospevaju na pogrešno mesto, ili se se u potpunosti gube.

 

Samo fizičko skladištenje dokumenata sa sobom nosi dosta prepreka za efikasan rad i postaje sve zahtevnije, s obzirom na to da količina materijala konstantno raste.

Iznenada vam treba konkretan dokument? Srećno. Stalnim oslanjanjem na zaposlene, čak i one najodgovornije, biznis mnogo rizikuje. Dovoljno je samo par previda i trajno možete izgubiti važnu dokumentaciju. 

Ovakav režim rada je nekada bio status quo jer bolja alternativa, jednostavno, nije postojala. Ali danas to nije slučaj. Nastankom, i rapidnim rastom informacionih tehnologija, imamo priliku da analiziramo svaku sferu poslovanja, i korak po korak optimizujemo rad preduzeća. Značaj automatizacije i optimizacije se ne može prenaglasiti. 

Pretraga arhive radi traženja neophodnog dokumenta može postati mnogo brža i jednostavnija. Elektronski sistem arhiviranja ima ugrađen sistem pretrage, koji omogućava da kroz par sekundi dođete do potrebne dokumentacije. A to je samo delić onoga što ova platforma pruža.

 

Kako će elektronsko arhiviranje pomoći vašem poslovanju?

Dajemo vam četiri faktora: vreme, prostor, bezbednost i fleksibilnost.

 

Već smo pomenuli da elektronskim arhiviranjem dobijate na vremenu. Vreme koje koristite za pretragu fizičkih arhiva možete iskoristiti produktivnije kada pređete na elektronsku arhivu, koja nudi pretragu celokupne dokumentacije brzo i lako, u svega nekoliko klikova.

U kontekstu prostora – više nije potrebno izdvojiti kancelarijski prostor zarad skladištenja rastuće gomile arhiviranih dokumenata. Sve se čuva na računaru ili cloud-u.

Takođe, ukoliko vam je to potrebno, tu je i mobilna aplikacija. Aplikacija vam omogućava pristup arhiviranom sadržaju bilo kada i sa bilo kog mesta, dajući vam potpunu fleksibilnost za upravljanje dokumentima.

 

Konačno, dolazimo do još jedne izuzetno važne sfere poslovanja koju je digitalizacija unapredila – bezbednost. Kada u ovom slučaju govorimo o bezbednosti, mislimo na privatnost, kao i na sprečavanje gubitka arhiviranog materijala.

 

Pristup elektronskim arhivama je daleko složeniji od tradicionalnih metoda. Sigurnost je na prvom mestu, i zato uvek možete videti ko pristupa vašoj arhivi, kada, i kakve promene unosi.

Pritom, digitalni dokumenti su otporni na fizičke faktore kao što su starenje papira, cepanje, a u ekstremnim situacijama – otporni su i na neprilike poput poplave ili požara. Ukoliko svoju arhivu skladištite na cloud-u, ne postoji nepogoda koja joj može naneti štetu.

 

Da rezimiramo:

U današnjem poslovanju, efikasnost i produktivnost sve više dobijaju na značaju. Najveću podršku ka tome pruža nam tehnologija, koja povećava preciznost i pouzdanost u radu.

Prelaskom na elektronsko arhiviranje štedimo vreme i prostor, a pored toga omogućavamo i veću bezbednost svojih dokumenata i podataka.

 

Kompanija ASEE je kreirala ABC eArhivu kako bi kompanijama u Republici Srbiji pružila neophodan alat za ispunjavanje zahteva savremenog poslovanja.

Ukoliko vam možemo pružiti neke dodatne informacije o ABC eArhivi, rado ćemo odgovoriti na vaša pitanja.

Kontaktirajte nas putem mail-a abc@asseco-see.com ili putem kontakt telefona (+381)64 871 2141.